各種プロトコルに対応したWebベースのドキュメント管理「Quotero」
Quoteroはワークフローに対応したWebベースのドキュメント管理システム。
QuoteroはJava製のオープンソース・ソフトウェア。企業においてファイルを補完、共有する方法は幾つかの選択肢がある。最もシンプルなのはSMBを使ったファイル共有だろう。ごくシンプルな仕組みであるため、応用が利かないのが欠点だ。
ドキュメント一覧
企業の規模が大きくなって、もっと厳密な文書共有を行いたいと思った時に活躍するのはドキュメント管理システムではないだろうか。今回はJava製のQuoteroを紹介しよう。
Quoteroは3カラムの構成になっている。左がフォルダ、中央がファイルの一覧、右がタスクになっている。ワークフローに対応しており、自分が読まなければならないドキュメントがタスクとして右に並んでいる。またブックマークを付けておくとよく見るファイルにアクセスしやすくなる。
ワークフロー登録
検索機能があり、ファイル名でのフィルタリングにも対応している。なおファイルの閲覧はWeb上ではなくダウンロードして行われる。プロトコルとしてはFTP/NFS/CIFS/SOAPに対応しているとのことだ。大量のファイルを操作するのには向かないが、プロジェクトや定例会の議事録などあまり修正をかけないファイルを保存しておくのに良さそうだ。
MOONGIFTはこう見る
企業内にはドキュメントが溢れている。管理方針もない企業が多く、そのためにユーザはファイルをコピーして修正したり、メールに添付してそれを何度も繰り返すようなフローが行われたりする。これではどれが最新かも分からず、無駄に容量を逼迫してしまう。
エンジニアの集団であればバージョン管理システムを使う手もあるが、それでもワークコピーやリポジトリの分容量は増えてしまう。Quoteroくらいの登録までのステップがあると、ファイルが無駄に増えずに見やすい状態でファイル管理が出来るかも知れない。